Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Овруцькому районному суді Житомирської області

                                                                                                  З А Т В Е Р Д Ж Е Н О

                                                                                                  Рішенням зборів суддів Овруцького
                                                                                                  районного суду Житомирської області                                                                                                                   

                                                                                                  № 2 від 31.03.2025

                Засади використання автоматизованої системи документообігу
                      у Овруцькому  районному суді Житомирської області

                                                        І. Загальні положення 

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу  Овруцького районного суду Житомирської області (далі - АСДС) розроблено та затверджено на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, яке затверджене рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №39 (далі Положення).

1.2. Засадами АСДС врегульовано окремі питання, які стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу Овруцького  районного  суду  Житомирської області, віднесені до компетенції зборів суддів відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та прямо не визначені Положенням.

1.3 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на офіційному сайті суду не пізніше наступного робочого дня, що настає після проведення зборів суддів Овруцького районного  суду Житомирської області.

IІ. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

2.2. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.3. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію.

2.4. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.5. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

                 ІІІ. Особливості функціонування автоматизованої системи в суді

3.1. З метою забезпечення своєчасного розподілу судових справ та матеріалів між суддями до реєстраційної картки вносяться відомості у такому обсязі, що дають змогу однозначно ідентифікувати справу серед інших справ.

3.2. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

3.3. Наявність технічних помилок та описок, що не впливають та не можуть вплинути на результати автоматичного розподілу справ між суддями, не є підставами для відводу, а виявлення таких помилок тягне їх усунення.

                         ІV. Розподіл справ і матеріалів

4.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється в суді в день їх реєстрації між усіма суддями, але не пізніше закінчення робочого часу.

4.2. У особливих випадках, коли з об’єктивних причин не може бути здійснено розподіл справи в день її реєстрації, такий розподіл здійснюється не пізніше наступного робочого дня.

4.3. Збори суддів  суду  мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ  у випадках , прямо  передбачених  Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

4.4. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів , до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів , до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Якщо інше не встановлено зборами суддів, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

4.5. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації ( за  її наявності) .
      Після  визначення   головуючого судді  автоматизованою системою визначається склад  колегії суддів із числа всіх суддів  суду з урахуванням  іх спеціалізації ( за наявності) .
       Результатом  автоматизованого визначення  складу колегії  суддів є протокол автоматизованого  визначення  складу колегії суддів , що  автоматично створюється автоматизованою системою.

1. Особливості розподілу справ в окремих випадках

 5.1. Коли суддя (судді) внаслідок певних обставин (тимчасова непрацездатність; відрядження; інші обставини, що виникли раптово, не могли бути вчасно передбаченими та не можуть бути усунуті самим суддею) не може вчинити необхідні для розгляду справи процесуальні дії у передбачений законом строк, відповідне подання (клопотання), подане учасником судового розгляду під час тимчасової відсутності головуючого судді, яке підлягає негайному (невідкладному) розгляду, може бути передано для розгляду іншому судді в порядку автоматизованого розподілу справи між суддями. В подальшому, після розгляду відповідного подання (клопотання), такі матеріали передаються для приєднання до матеріалів справи (провадження), в якій необхідно було вчинення процесуальних дій у передбачений законом строк.

5.2. У разі неможливості продовження розгляду справи присяжним (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна такого присяжного як складу суду здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) на виконання службової записки головуючого судді у справі, з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи.

5.5. Розподіл судових справ шляхом передання судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.

5.5.1. Передання судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо:

1) клопотань (подань, скарг), які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);

2) судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

3) заяв або клопотань, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

4) заяв про перегляд заочного рішення;

5) заяв та клопотань з процесуальних питань, пов'язаних з виконанням судових рішень, які подано до суду, що розглядав справу;

6) матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

7) зустрічних позовних та позовних заяв третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;

8) заяв про відновлення втраченого судового провадження;

9) заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

10) заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

11) позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

12) справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

13) справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

14) клопотань про продовження строку дії рішення про визнання фізичної особи недієздатною.

5.5.2 За відсутності заборони у процесуальному  законі  збори суддів  мають  право передбачити інші випадки  передачі  судових справ ( проваджень)  раніше визначеному в судовій справі  судді.

5.5.3 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1-2.3.39.19  Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду.

5.5.4 Результатом розподілу судової справи  шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі  судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному  складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

5.5.5 Протокол передачі судової справи  раніше визначеному судді роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, та додається  до матеріалів  судової справи.

5.6. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

5.6.1 Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо) здійснюється за письмовим розпорядженням, прийнятим керівником апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) на підставі звернення головуючого судді або секретаря канцелярії суду. Електронний примірник розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. 

5.6.2  Винятково у разі, коли слідчий суддя у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд клопотання, яке підлягає негайному (невідкладному) розгляду, таке клопотання передається для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) на підставі службової записки помічника слідчого судді (за візуванням (погодженням) такого слідчого судді)». 

            VІ. Прикінцеві та перехідні положення 

6.1. Ці Засади набирають чинності з дня, наступного за днем їх затвердження зборами суддів Овруцького районного  суду Житомирської області, але не раніше 1 квітня 2025 року.

6.2. Рішення зборів суддів щодо регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду та редакції Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, що діяли до набрання чинності цих засад, втрачають свою силу з моменту набрання чинності цими Засадами.